Polityka prywatności

Obowiązuje od 2 września 2026 r. Zastępuje Politykę prywatności z 13 czerwca 2025 r.

§ 1. KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH

1.1. Administratorem danych osobowych jest PsychoNovatis Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Staszowie (dalej: „Administrator”, „PsychoNovatis” lub „my”).

• Siedziba: ul. Powstańców Styczniowych 5A, 28-200 Staszów
• KRS: 0001168684
• NIP: 7123492139
• REGON: 541500040
• E-mail: kontakt@psychonovatis.pl
• Telefon: +48 690 214 130, poniedziałek-piątek 8:00-20:00

1.2. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można pisać na adres kontakt@psychonovatis.pl albo listownie na adres siedziby.

1.3. Polityka dotyczy danych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony psychonovatis.pl (dalej: „Serwis”), z rezerwacją wizyt oraz ze świadczeniem usług psychologicznych i psychoterapeutycznych w gabinetach w Lublinie i zdalnie.

1.4. PsychoNovatis nie jest podmiotem leczniczym w rozumieniu ustawy o działalności leczniczej. Dokumentacja z terapii jest dokumentacją psychologiczną, prowadzoną na zasadach opisanych w tej Polityce, a nie dokumentacją medyczną w rozumieniu ustawy o prawach pacjenta.

§ 2. W JAKICH CELACH I NA JAKIEJ PODSTAWIE PRZETWARZAMY DANE

2.1. Świadczenie usług psychologicznych i psychoterapeutycznych

Cel: prowadzenie konsultacji, diagnozy psychologicznej i psychoterapii, prowadzenie dokumentacji z sesji, kontakt w sprawach organizacyjnych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda na przetwarzanie danych o zdrowiu). Zgodę odbieramy przed pierwszą wizytą w odrębnym dokumencie.

Zakres danych: imię i nazwisko, data urodzenia albo numer PESEL, jeżeli został podany, numer telefonu, adres e-mail, informacje o stanie zdrowia psychicznego i sytuacji życiowej przekazane w trakcie terapii, notatki Specjalisty z sesji, wyniki narzędzi diagnostycznych.

Okres: przez czas trwania terapii, a następnie przez 5 lat od końca roku, w którym współpraca się zakończyła. Jeżeli zgoda zostanie wycofana wcześniej, dane o zdrowiu usuwamy, chyba że są niezbędne do ustalenia lub obrony roszczeń.

2.2. Rezerwacja i obsługa wizyt

Cel: umówienie wizyty przez formularz w Serwisie, telefonicznie, mailowo albo przez serwis ZnanyLekarz, potwierdzenia i przypomnienia o wizycie wysyłane SMS-em i e-mailem, obsługa odwołań i zmian terminów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy i działania przed jej zawarciem).

Zakres danych: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, wybrana usługa, Specjalista i termin, forma wizyty, treść uwag wpisanych przy rezerwacji.

Okres: do zakończenia współpracy, a następnie razem z dokumentacją, o której mowa w pkt 2.1.

2.3. Płatności i rozliczenia

Cel: przyjęcie płatności za wizytę, wystawienie dokumentu sprzedaży albo faktury, prowadzenie ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z przepisów o rachunkowości i podatkach).

Zakres danych: imię i nazwisko, dane do faktury, w tym NIP przy fakturze na firmę, kwota i data płatności, identyfikator transakcji nadany przez operatora płatności. Nie otrzymujemy i nie przechowujemy numerów kart płatniczych ani danych logowania do bankowości.

Okres: 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono dokument.

2.4. Formularz kontaktowy

Cel: odpowiedź na pytanie zadane przez formularz w Serwisie.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji).

Zakres danych: imię, numer telefonu, adres e-mail, treść wiadomości. Wiadomość trafia na naszą skrzynkę kontakt@psychonovatis.pl.

Okres: do zamknięcia sprawy, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej wiadomości.

2.5. Testy przesiewowe w Serwisie

Testy dostępne w bazie wiedzy są liczone w całości w przeglądarce Użytkownika. Odpowiedzi i wynik nie są wysyłane na nasz serwer ani zapisywane u nas. Opis wyniku jest przechowywany wyłącznie w pamięci karty przeglądarki do jej zamknięcia. Jeżeli po wykonaniu testu Użytkownik umówi wizytę przez formularz w Serwisie, opis wyniku jest dołączany do uwag przy rezerwacji, żeby Specjalista mógł się z nim zapoznać przed spotkaniem. Od tej chwili jest przetwarzany na zasadach z pkt 2.2 i 2.1.

2.6. Analityka i reklama

Cel: pomiar ruchu w Serwisie i skuteczności reklam.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej (zgoda wyrażona w oknie ustawień plików cookies). Bez zgody narzędzia te nie są uruchamiane.

Narzędzia: Google Analytics 4 oraz Google Ads, ładowane przez Google Tag Manager. Szczegóły w § 6.

2.7. Bezpieczeństwo Serwisu

Cel: zapewnienie działania i bezpieczeństwa Serwisu, wykrywanie nadużyć.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).

Zakres danych: adres IP, data i godzina żądania, adres odwiedzanej strony, informacje o przeglądarce i systemie, zapisywane w logach dostawcy hostingu.

Okres: do 12 miesięcy.

2.8. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w zakresie danych o zdrowiu art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

Okres: do upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikającego z Kodeksu cywilnego.

2.9. Superwizja

Specjaliści poddają swoją pracę superwizji, która służy jakości terapii. W superwizji omawiany jest przebieg terapii bez podawania danych pozwalających zidentyfikować pacjenta, a osoby superwizujące są zobowiązane do tajemnicy zawodowej. Nie przekazujemy w tym celu dokumentacji ani nagrań poza Europejski Obszar Gospodarczy.

§ 3. DANE OSÓB NIEPEŁNOLETNICH

3.1. Przyjmujemy osoby od 15. roku życia. Rozpoczęcie terapii osoby niepełnoletniej wymaga zgody rodzica albo opiekuna prawnego, którą odbieramy przed pierwszą wizytą.

3.2. Zgodę na przetwarzanie danych o zdrowiu osoby niepełnoletniej wyraża jej przedstawiciel ustawowy. Osoba niepełnoletnia jest informowana o zasadach przetwarzania danych w sposób dostosowany do jej wieku.

3.3. Dane rodzica albo opiekuna prawnego, w tym imię i nazwisko, numer telefonu i adres e-mail, przetwarzamy w celu odebrania zgody, kontaktu w sprawach organizacyjnych oraz rozliczeń, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.

3.4. Zakres informacji o przebiegu terapii przekazywanych rodzicowi ustala Specjalista wspólnie z osobą niepełnoletnią i jej przedstawicielem ustawowym na początku współpracy, z poszanowaniem tajemnicy zawodowej i dobra osoby korzystającej z terapii.

§ 4. KOMU PRZEKAZUJEMY DANE

4.1. Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia:

• dostawca systemu do prowadzenia gabinetu, rezerwacji i dokumentacji Medfile
• dostawca hostingu Serwisu Vercel Inc.
• dostawca poczty elektronicznej i domeny
• biuro rachunkowe w zakresie dokumentów księgowych
• dostawca narzędzia wideo używanego do wizyt zdalnych, udostępnianego przez system Medfile

4.2. Odrębni administratorzy, którzy przetwarzają dane we własnym zakresie i na podstawie własnych polityk prywatności:

• PayU S.A. w zakresie obsługi płatności online
• ZnanyLekarz sp. z o.o. w zakresie rezerwacji dokonanych przez serwis ZnanyLekarz i wizyt zdalnych prowadzonych w narzędziu tego serwisu
• Google Ireland Ltd. w zakresie narzędzi analitycznych i reklamowych, po wyrażeniu zgody

4.3. Organy publiczne, gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa, w szczególności organy podatkowe, sądy i policja.

4.4. Kancelaria prawna w razie sporu, w zakresie niezbędnym do jego prowadzenia.

4.5. Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich innym podmiotom w celach marketingowych.

§ 5. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

5.1. Dokumentacja z terapii i dane rezerwacji są przechowywane w systemie Medfile na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym.

5.2. Serwis jest hostowany przez Vercel Inc. z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Narzędzia analityczne i reklamowe Google również mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. w sprawie ram ochrony danych UE-USA (Data Privacy Framework), a w razie jej uchylenia na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję.

5.3. Poza wskazanymi przypadkami nie przekazujemy danych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

§ 6. PLIKI COOKIES I PODOBNE TECHNOLOGIE

6.1. Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie zapisywane w urządzeniu Użytkownika. Przy pierwszej wizycie wyświetlamy okno zgody z trzema kategoriami. Narzędzia z kategorii analitycznej i marketingowej uruchamiamy dopiero po wyrażeniu zgody.

6.2. Kategorie:

• Niezbędne: zapamiętanie wyboru w oknie zgody oraz działanie formularzy i rezerwacji. Podstawa: art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej, cookies niezbędne do świadczenia usługi nie wymagają zgody. Okres: do 12 miesięcy.
• Analityczne: Google Analytics 4, pomiar odwiedzin i sposobu korzystania z Serwisu. Podstawa: zgoda. Okres: do 24 miesięcy.
• Marketingowe: Google Ads, pomiar skuteczności reklam i remarketing. Podstawa: zgoda. Okres: do 24 miesięcy.

6.3. Zgodę można zmienić lub wycofać w każdej chwili. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania. Ustawienia zgody można otworzyć ponownie po usunięciu plików cookies Serwisu w przeglądarce, wtedy okno wyświetli się od nowa. Pliki cookies można też blokować i usuwać w ustawieniach przeglądarki.

6.4. Nie używamy narzędzi do nagrywania sesji Użytkowników ani map cieplnych. Nie korzystamy z pikseli portali społecznościowych.

§ 7. JAK CHRONIMY DANE

7.1. Połączenie z Serwisem jest szyfrowane protokołem HTTPS.

7.2. Dokumentacja z terapii jest prowadzona w systemie Medfile. Każdy Specjalista loguje się na własne konto i widzi wyłącznie dane osób, które prowadzi lub do których został upoważniony.

7.3. Osoby mające dostęp do danych działają na podstawie upoważnień i są zobowiązane do zachowania tajemnicy, także po zakończeniu współpracy.

7.4. Nie przechowujemy numerów kart płatniczych. Płatności obsługuje operator PayU na własnej infrastrukturze.

7.5. W razie naruszenia ochrony danych, które może powodować wysokie ryzyko dla praw osoby, której dane dotyczą, informujemy tę osobę bez zbędnej zwłoki, a naruszenie zgłaszamy Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych w terminie 72 godzin.

§ 8. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

8.1. Każdej osobie przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO)
• sprostowania danych (art. 16 RODO)
• usunięcia danych, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych Administratora (art. 17 RODO)
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy (art. 20 RODO)
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO)
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania (art. 7 ust. 3 RODO)

8.2. Żądanie można złożyć mailowo na adres kontakt@psychonovatis.pl albo listownie na adres siedziby. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. W sprawach złożonych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym informujemy.

8.3. Wgląd w dokumentację z terapii i jej kopię udostępniamy osobie, której dokumentacja dotyczy, a w przypadku osoby niepełnoletniej także jej przedstawicielowi ustawowemu, w zakresie ustalonym zgodnie z pkt 3.4.

8.4. Każdej osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, także przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie uodo.gov.pl.

§ 9. ZAUTOMATYZOWANE DECYZJE I PROFILOWANIE

9.1. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne albo w podobny sposób istotnie wpływały na osobę, której dane dotyczą.

9.2. Po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe narzędzia Google mogą dopasowywać wyświetlane reklamy do aktywności w Serwisie. Nie łączymy tych danych z dokumentacją z terapii ani z danymi rezerwacji.

§ 10. DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH

10.1. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do umówienia i odbycia wizyty oraz do odpowiedzi na wiadomość z formularza kontaktowego.

10.2. Zgoda na przetwarzanie danych o zdrowiu jest dobrowolna. Bez niej nie możemy prowadzić terapii, ponieważ jej istotą jest praca z informacjami o stanie zdrowia psychicznego.

10.3. Zgoda na cookies analityczne i marketingowe jest dobrowolna i nie wpływa na możliwość korzystania z Serwisu ani z usług.

§ 11. ZMIANY POLITYKI

11.1. Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, narzędzia, z których korzystamy, albo zakres usług.

11.2. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie, z datą publikacji i datą wejścia w życie. Poprzednie wersje udostępniamy na żądanie.

11.3. Niniejsza Polityka obowiązuje od 2 września 2026 r. i zastępuje Politykę prywatności z 13 czerwca 2025 r.

KONTAKT W SPRAWACH OCHRONY DANYCH

PsychoNovatis Sp. z o.o., ul. Powstańców Styczniowych 5A, 28-200 Staszów

E-mail: kontakt@psychonovatis.pl, telefon: +48 690 214 130, poniedziałek-piątek 8:00-20:00