§ 1. Postanowienia ogólne
- Niniejszy regulamin określa zasady umawiania, odwoływania oraz dokonywania płatności za wizyty w placówce medycznej (dalej: „Placówka”), prowadzonej przez [pełna nazwa podmiotu, adres, NIP, REGON].
- Regulamin ma zastosowanie do wszystkich Pacjentów korzystających z usług zdrowotnych świadczonych przez Placówkę, niezależnie od formy rejestracji wizyty.
- Akceptacja niniejszego regulaminu jest warunkiem skorzystania z usług świadczonych przez Placówkę. Akceptacja może nastąpić w szczególności poprzez:
- umówienie wizyty dowolnym kanałem rejestracji,
- potwierdzenie wizyty,
- rozpoczęcie korzystania z usług Placówki.
- Placówka świadczy usługi zdrowotne na zasadach określonych w niniejszym regulaminie, cenniku usług oraz – w przypadku usług realizowanych online – również w regulaminach właściwych serwisów internetowych (np. serwisów typu marketplace dla usług medycznych).
§ 2. Definicje
Na potrzeby niniejszego regulaminu poniższe pojęcia oznaczają:
- „Pacjent” – osoba fizyczna korzystająca lub zamierzająca skorzystać z usług zdrowotnych świadczonych przez Placówkę.
- „Wizyta” – świadczenie zdrowotne realizowane przez specjalistę współpracującego z Placówką, w szczególności konsultacja psychologiczna, psychoterapeutyczna, psychiatryczna lub inna w zakresie oferty Placówki, w formie stacjonarnej lub online.
- „Rejestracja” – proces umawiania, zmiany lub odwoływania terminu Wizyty.
- „Marketplace” – zewnętrzne serwisy i platformy internetowe umożliwiające rejestrację do specjalistów (np. portale rezerwacji wizyt medycznych).
- „Regulamin” – niniejszy regulamin umawiania wizyt.
§ 3. Zakres usług i informacje o ofercie
- Rodzaj i zakres świadczonych usług zdrowotnych, specjalizacje, dostępne formy wizyt (stacjonarne/online) oraz aktualny cennik są udostępnione Pacjentom:
- na stronie internetowej Placówki,
- w rejestracji Placówki,
- w profilach Placówki i współpracujących specjalistów w serwisach typu marketplace, o ile są tam publikowane.
- Informacje o ofercie, godzinach przyjęć oraz dostępności specjalistów mogą ulegać zmianom i nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do zawarcia umowy.
§ 4. Kanały umawiania wizyt
- Pacjent może umówić Wizytę za pośrednictwem następujących kanałów:
- telefonicznie, dzwoniąc na numer rejestracji Placówki;
- za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazany adres e-mail Placówki;
- poprzez formularze rejestracyjne dostępne na stronie internetowej Placówki;
- za pośrednictwem zewnętrznych serwisów typu marketplace, w których Placówka lub współpracujący ze sobą specjaliści posiadają profile umożliwiające rezerwację terminów.
- Rejestracja może być dokonywana przez samego Pacjenta lub inną osobę działającą w jego imieniu (np. opiekuna prawnego, rodzica, pełnomocnika), z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów prawa.
§ 5. Zawarcie umowy o świadczenie usług medycznych
- Do zawarcia umowy o świadczenie usług zdrowotnych dochodzi z chwilą potwierdzenia terminu Wizyty Pacjentowi przez Placówkę lub system rejestracyjny (telefonicznie, mailowo, SMS, poprzez system marketplace lub formularz rezerwacyjny).
- Potwierdzenie może zawierać w szczególności: datę, godzinę, formę (stacjonarna/online), dane specjalisty oraz miejsce lub sposób połączenia (np. link do spotkania online).
- W przypadku wizyt umawianych przez marketplace, zasady zawierania umów mogą wynikać również z regulaminu danego serwisu – w zakresie, w jakim nie są sprzeczne z niniejszym regulaminem.
§ 6. Dane wymagane do rejestracji
- W celu umówienia Wizyty Pacjent może zostać poproszony o podanie następujących danych:
- imię i nazwisko,
- numer telefonu kontaktowego,
- adres e-mail,
- w niektórych przypadkach – numer PESEL lub data urodzenia
- Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do przeprowadzenia rejestracji oraz realizacji Wizyty.
§ 7. Zasady odwoływania i zmiany terminu wizyty
- Pacjent ma prawo odwołać Wizytę lub zmienić jej termin najpóźniej na 24 godziny przed planowaną godziną rozpoczęcia Wizyty.
- Odwołanie lub zmiana terminu Wizyty mogą być dokonane za pomocą tych samych kanałów, które służą do rejestracji, to jest: telefonicznie, mailowo, poprzez formularze rejestracyjne oraz – o ile jest to przewidziane – poprzez system marketplace.
- Odwołanie Wizyty z zachowaniem terminu, o którym mowa w ust. 1, jest bezpłatne.
- Odwołanie Wizyty po upływie terminu, o którym mowa w ust. 1, lub niestawienie się Pacjenta na Wizytę bez wcześniejszego odwołania, skutkuje obowiązkiem uiszczenia przez Pacjenta opłaty w wysokości równej cenie pojedynczej Wizyty, która się nie odbyła z przyczyn leżących po stronie Pacjenta.
- Obowiązek, o którym mowa w ust. 4, dotyczy zarówno wizyt stacjonarnych, jak i wizyt online, jeśli zostały one prawidłowo umówione i potwierdzone.
§ 8. Opłaty i cennik
- Wysokość opłat za poszczególne rodzaje Wizyt określa aktualny cennik Placówki.
- Cennik jest dostępny: na stronie internetowej Placówki, w rejestracji oraz – w zakresie wybranych usług – na portalach typu marketplace.
- Placówka zastrzega sobie prawo do zmiany cennika. Zmiana cennika nie ma wpływu na cenę Wizyty, która została już umówiona i potwierdzona przed wejściem w życie nowego cennika.
§ 9. Formy płatności
- Płatność za Wizytę oraz należności wynikające z § 7 ust. 4 może zostać dokonana w szczególności:
- przelewem na rachunek bankowy Placówki (numer rachunku wskazany jest na stronie internetowej, w korespondencji mailowej lub na wystawionym dokumencie księgowym),
- za pośrednictwem elektronicznych operatorów płatności (np. PayU), jeżeli taka forma jest udostępniona,
- na miejscu, w siedzibie Placówki – u specjalisty lub w rejestracji, przy wykorzystaniu dostępnych form płatności (np. gotówka, karta płatnicza).
- Termin płatności jest wskazywany Pacjentowi w potwierdzeniu wizyty, wiadomości mailowej, SMS lub w systemie rejestracji.
- Na żądanie Pacjenta Placówka wystawia dokument księgowy (np. paragon, faktura), zgodnie z obowiązującymi przepisami.
§ 10. Skutki braku zapłaty
- W przypadku powstania po stronie Pacjenta zaległości płatniczych wobec Placówki (w szczególności za:
- Wizyty odbyte i nieopłacone,
- opłaty za Wizyty nieodbyte lub odwołane z naruszeniem zasad określonych w § 7),
Placówka jest uprawniona do wstrzymania możliwości umawiania przez danego Pacjenta kolejnych Wizyt do czasu całkowitego uregulowania wszystkich zaległych należności.
- Po zaksięgowaniu należnej płatności ograniczenie, o którym mowa w ust. 1, zostaje zniesione i Pacjent może ponownie umawiać Wizyty na zasadach ogólnych.
§ 11. Wizyty online
- Wizyty online realizowane są za pomocą narzędzi teleinformatycznych wskazanych przez Placówkę lub specjalistę (np. dedykowane platformy, komunikatory wideo).
- Pacjent jest zobowiązany zapewnić sobie:
- urządzenie z dostępem do internetu,
- sprawne łącze internetowe,
- warunki zapewniające prywatność i poufność rozmowy.
- W przypadku problemów technicznych po stronie Pacjenta, które uniemożliwią przeprowadzenie Wizyty online, Placówka może uznać Wizytę za odbytą lub nieodwołaną w terminie, zgodnie z zasadami określonymi w § 7.
- W przypadku problemów technicznych leżących po stronie Placówki lub specjalisty, Wizyta jest uznawana za nieodbytą z winy Placówki, a Pacjent nie ponosi opłat lub – na jego żądanie – umawiany jest nowy termin bez dodatkowych kosztów.
§ 12. Zasady punktualności
- Pacjent zobowiązany jest stawić się na Wizytę (stacjonarną lub online) punktualnie o wyznaczonej godzinie.
- W przypadku spóźnienia Pacjenta na Wizytę specjalista może skrócić jej czas, bez obniżenia należnej opłaty.
- W przypadku znacznego spóźnienia (np. powyżej 15 minut) specjalista może odmówić przeprowadzenia Wizyty, a wizyta może zostać potraktowana jak niestawienie się, zgodnie z § 7 ust. 4.
§ 13. Bezpieczeństwo i zasady porządkowe
- Pacjent zobowiązany jest do przestrzegania zasad współżycia społecznego, a także do stosowania się do poleceń personelu Placówki wydawanych w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku.
- Placówka może odmówić przeprowadzenia Wizyty lub kontynuowania świadczenia usług, jeżeli Pacjent znajduje się pod wyraźnym wpływem alkoholu, środków odurzających lub zachowuje się w sposób agresywny, zagrażający bezpieczeństwu własnemu, personelu lub innych osób.
- Odmowa przeprowadzenia Wizyty z przyczyn wskazanych w ust. 2 może zostać potraktowana jak niestawienie się Pacjenta na Wizytę z jego winy.
§ 14. Ochrona danych osobowych (RODO)
- Administratorem danych osobowych Pacjentów jest PSYCHONOVATIS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
- Dane osobowe Pacjenta przetwarzane są w celu:
- rejestracji i realizacji Wizyt,
- prowadzenia dokumentacji medycznej,
- rozliczeń finansowych,
- dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami,
- realizacji obowiązków prawnych ciążących na Placówce jako podmiocie leczniczym.
- Podstawy prawne przetwarzania danych wynikają w szczególności z:
- przepisów dotyczących działalności leczniczej i dokumentacji medycznej,
- RODO,
- zgody Pacjenta – w zakresie, w jakim jest wymagana (np. w celach marketingowych, kontaktu na podany numer telefonu lub adres e-mail w celach innych niż bezpośrednia realizacja wizyty).
- Pacjent ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a w przypadkach przewidzianych prawem – również prawo do wniesienia sprzeciwu lub żądania usunięcia danych, o ile nie koliduje to z obowiązkami wynikającymi z przepisów o dokumentacji medycznej.
- Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych (w tym okres przechowywania danych, kategorie odbiorców danych, prawa Pacjenta) zawarte są w klauzuli informacyjnej udostępnianej Pacjentom przez Placówkę.
§ 15. Poufność i dokumentacja medyczna
- Specjaliści współpracujący z Placówką są zobowiązani do zachowania tajemnicy zawodowej oraz ochrony informacji uzyskanych w związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych.
- Dokumentacja medyczna jest prowadzona, przechowywana i udostępniana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
- Pacjent ma prawo dostępu do dokumentacji medycznej go dotyczącej, na zasadach określonych w przepisach o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
§ 16. Reklamacje
- Pacjent ma prawo złożyć reklamację dotyczącą:
- jakości obsługi,
- rozliczeń i płatności,
- innych kwestii związanych z organizacją udzielania świadczeń zdrowotnych.
- Reklamacja może zostać złożona:
- za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres kontakt@psychonovatis.pl
- Reklamacje są rozpatrywane w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania, chyba że przepisy prawa przewidują krótszy termin.
§ 17. Odpowiedzialność
- Placówka oraz współpracujący z nią specjaliści ponoszą odpowiedzialność za udzielanie świadczeń zdrowotnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, aktualną wiedzą medyczną oraz zasadami etyki zawodowej.
- Placówka nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z podania przez Pacjenta nieprawdziwych lub niepełnych danych, a także za niewykonywanie zaleceń specjalisty przez Pacjenta.
- Placówka nie odpowiada za poprawność działania zewnętrznych systemów i serwisów (np. marketplace, operatorzy płatności), jednak podejmie stosowne działania wyjaśniające w razie zgłoszenia nieprawidłowości przez Pacjenta.
§ 18. Zmiana regulaminu
- Placówka zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności:
- zmiany przepisów prawa,
- zmiany profilu działalności lub oferty,
- zmian organizacyjnych w Placówce.
- Zmieniony regulamin jest publikowany na stronie internetowej Placówki i wchodzi w życie z dniem wskazanym w jego treści.
- Do Wizyt umówionych przed wejściem w życie zmian stosuje się regulamin w brzmieniu obowiązującym w chwili potwierdzenia Wizyty.
§ 19. Postanowienia końcowe
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności dotyczące działalności leczniczej, praw pacjenta, dokumentacji medycznej, ochrony danych osobowych oraz Kodeksu cywilnego.
- Regulamin jest dostępny w siedzibie Placówki oraz na jej stronie internetowej.
- Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 2025.07.01