POLITYKA PRYWATNOŚCI

Ostatnia aktualizacja: 13 czerwca 2025 r.

§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE I DEFINICJE

1.1. Zakres stosowania Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z:

korzystaniem z usług świadczonych drogą elektroniczną za pośrednictwem serwisu internetowego działającego pod adresem psychonovatis.pl (dalej: „Serwis”),
świadczeniem usług psychoterapeutycznych i psychologicznych,
prowadzeniem działalności gospodarczej przez Administratora.

1.2. Administrator danych osobowych Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) jest:

PsychoNovatis Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Siedziba: ul. Szerokie 6, 20-829 Lublin
KRS: 0001168684
NIP: 7123492139
REGON: 541500040
Kapitał zakładowy: 10.000,00 zł

(dalej: „Administrator”, „Spółka” lub „my”)

1.3. Kontakt w sprawach ochrony danych

E-mail: kontakt@psychonovatis.pl
Adres korespondencyjny: PsychoNovatis Sp. z o.o., ul. Szerokie 6, 20-829 Lublin
Godziny kontaktu: poniedziałek-piątek 9:00-21:00, sobota 10:00-16:00

1.4. Definicje

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej
Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca z Serwisu lub usług Administratora
Pacjent – osoba fizyczna korzystająca z usług zdrowotnych świadczonych przez Administratora

§ 2. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH

2.1. Świadczenie usług psychoterapeutycznych i psychologicznych

Cel przetwarzania:

Realizacja umowy o świadczenie usług zdrowotnych
Prowadzenie dokumentacji medycznej zgodnie z wymogami prawnymi
Diagnoza psychologiczna i psychoterapia
Monitorowanie postępów terapeutycznych
Zapewnienie ciągłości opieki

Podstawy prawne:

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny – prowadzenie dokumentacji medycznej)
Art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda na przetwarzanie danych szczególnych kategorii)
Art. 9 ust. 2 lit. h RODO (cele związane z profilaktyką, diagnozą i opieką zdrowotną)

Kategorie przetwarzanych danych:

Dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL, nr dokumentu tożsamości)
Dane kontaktowe (adres zamieszkania, telefon, e-mail)
Dane dotyczące zdrowia psychicznego i stanu psychofizycznego
Historia medyczna i psychiatryczna
Wyniki badań i testów psychologicznych
Dokumentacja sesji terapeutycznych
Informacje o przyjmowanych lekach i innych terapiach

2.2. Prowadzenie dokumentacji medycznej

Cel przetwarzania:

Wypełnienie obowiązku prawnego wynikającego z ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta
Zabezpieczenie interesu prawnego pacjenta i Administratora
Możliwość dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami

Podstawa prawna:

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny)
Art. 9 ust. 2 lit. h RODO (archiwizowanie w interesie publicznym, badania naukowe, cele statystyczne)

Kategorie danych:

Pełna dokumentacja medyczna zgodnie z art. 25 ustawy o prawach pacjenta

2.3. Funkcjonowanie Serwisu internetowego

Cele przetwarzania:

Zapewnienie funkcjonalności i bezpieczeństwa Serwisu
Obsługa formularzy kontaktowych
Prowadzenie newslettera
Prowadzenie systemu komentarzy (jeśli dotyczy)
Prowadzenie chatu online
Analiza ruchu i optymalizacja Serwisu
Zapobieganie nadużyciom i cyberatakom

Podstawy prawne:

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora)
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – dla newslettera i komunikacji marketingowej)
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy – dla usług elektronicznych)

Kategorie danych:

Dane kontaktowe podane w formularzach
Dane techniczne (adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny)
Dane o korzystaniu z Serwisu (odwiedzane strony, czas wizyty)
Pliki cookies i podobne technologie

2.4. Marketing bezpośredni własnych usług

Cel przetwarzania:

Przesyłanie informacji handlowych o usługach Spółki
Personalizacja oferty
Badanie satysfakcji klientów

Podstawy prawne:

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) – dla obecnych klientów
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – dla pozostałych osób

Kategorie danych:

Dane kontaktowe
Preferencje komunikacyjne
Historia korzystania z usług

2.5. Windykacja należności

Cel przetwarzania:

Dochodzenie należności z tytułu świadczonych usług
Przekazanie sprawy do kancelarii prawnej lub firmy windykacyjnej

Podstawa prawna:

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes)

Kategorie danych:

Dane identyfikacyjne i kontaktowe
Informacje o należnościach
Historia płatności

§ 3. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

3.1. Dane medyczne Dane przetwarzane w celach świadczenia usług zdrowotnych przechowywane są przez 20 lat od dnia dokonania ostatniego wpisu w dokumentacji medycznej, zgodnie z art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

3.2. Dane przetwarzane na podstawie zgody Przechowywane są do momentu wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą.

3.3. Dane przetwarzane w oparciu o prawnie uzasadniony interes Przechowywane są do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania podstaw prawnych przetwarzania, nie dłużej jednak niż przez 3 lata od zakończenia współpracy.

3.4. Dane techniczne i logi serwera Przechowywane są przez okres 12 miesięcy od ich utworzenia.

3.5. Dane księgowe Przechowywane są przez okres wymagany przepisami o rachunkowości – 5 lat od zakończenia roku obrotowego.

3.6. Dane w celach windykacyjnych Przechowywane są do czasu przedawnienia roszczeń zgodnie z Kodeksem cywilnym.

§ 4. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

4.1. Katalog praw

Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do:

a) Dostępu do danych (art. 15 RODO)

Otrzymania informacji o przetwarzaniu danych
Otrzymania kopii przetwarzanych danych

b) Sprostowania danych (art. 16 RODO)

Poprawienia nieprawidłowych danych
Uzupełnienia niekompletnych danych

c) Usunięcia danych (art. 17 RODO)

W przypadkach przewidzianych prawem
Z zastrzeżeniem obowiązków prawnych Administratora

d) Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

W określonych sytuacjach prawnych
Gdy kwestionowana jest prawidłość danych

e) Przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie
Przekazania danych innemu administratorowi

f) Sprzeciwu (art. 21 RODO)

Wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie
Wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego

g) Wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO)

W dowolnym momencie
Bez wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania

4.2. Sposób realizacji praw W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem:

E-mail: kontakt@psychonovatis.pl
Pisemnie na adres siedziby Spółki
Telefonicznie w godzinach pracy biura

4.3. Czas realizacji Administrator udziela odpowiedzi niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.

4.4. Ograniczenia w realizacji praw Niektóre prawa mogą być ograniczone z uwagi na:

Obowiązki prawne Administratora (np. prowadzenie dokumentacji medycznej)
Ochronę praw i wolności innych osób
Ważne powody związane z interesem publicznym

4.5. Prawo wniesienia skargi Każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

§ 5. UDOSTĘPNIANIE I POWIERZANIE DANYCH OSOBOWYCH

5.1. Odbiorcy danych

Administrator może udostępnić dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

a) Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora:

Dostawcy usług IT i hostingowych (cyberFolks.pl)
Firmy świadczące usługi księgowe i rozliczeniowe
Kancelarie prawne i firmy windykacyjne
Podmioty świadczące usługi kurierskie i pocztowe
Firmy obsługujące systemy płatności
Operatorzy systemów komentarzy i czatu online

b) Organy publiczne:

Na podstawie obowiązujących przepisów prawa
Organy podatkowe, ZUS
Organy ścigania w przypadkach przewidzianych prawem
Sądy i prokuratura

5.2. Umowy powierzenia Wszystkie podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora są związane umową powierzenia zgodną z art. 28 RODO, która zawiera:

Szczegółowe określenie przedmiotu i zakresu przetwarzania
Obowiązki i uprawnienia powiernika
Środki bezpieczeństwa
Procedury postępowania w przypadku naruszenia

5.3. Przekazywanie danych do państw trzecich Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, z wyjątkiem sytuacji, gdy:

Wymaga tego prawo
Osoba wyraziła wyraźną zgodę
Przekazanie jest niezbędne do wykonania umowy

§ 6. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

6.1. Środki techniczne zabezpieczeń

Administrator stosuje następujące środki techniczne:

a) Szyfrowanie:

Protokół HTTPS/SSL dla transmisji danych
Szyfrowanie danych w bazie danych
Hashowanie haseł użytkowników

b) Kontrola dostępu:

Autoryzacja wieloskładnikowa (2FA)
Indywidualne konta użytkowników z unikalnymi hasłami
Poziomy uprawnień dostępu do danych
Logi dostępu do systemów

c) Zabezpieczenia infrastruktury:

Firewall i systemy zabezpieczeń sieciowych
Regularne aktualizacje oprogramowania
Monitoring bezpieczeństwa w czasie rzeczywistym
Ochrona przed atakami DDoS

d) Kopie zapasowe:

Regularne, automatyczne kopie bezpieczeństwa
Przechowywanie kopii w bezpiecznych lokalizacjach
Testowanie procedur odtwarzania danych

6.2. Środki organizacyjne

a) Zarządzanie dostępem:

Zasada minimalnych uprawnień
Regularne przeglądy uprawnień dostępu
Procedury nadawania i cofania dostępu

b) Szkolenia personelu:

Obowiązkowe szkolenia z ochrony danych osobowych
Regularne aktualizacje wiedzy o RODO
Klauzule poufności w umowach pracowniczych

c) Procedury bezpieczeństwa:

Plan reagowania na incydenty bezpieczeństwa
Regularne audyty bezpieczeństwa
Dokumentowanie wszystkich procedur

6.3. Monitoring i reagowanie na incydenty

System monitorowania bezpieczeństwa 24/7
Procedury zgłaszania naruszeń ochrony danych
Plan działań naprawczych w przypadku incydentów

§ 7. TECHNOLOGIE ŚLEDZĄCE – COOKIES I INNE

7.1. Definicja i zastosowanie cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies – małe pliki tekstowe zapisywane w urządzeniu końcowym Użytkownika podczas przeglądania stron internetowych.

7.2. Rodzaje stosowanych cookies

a) Cookies niezbędne (podstawowe):

Utrzymanie sesji użytkownika
Zapamiętywanie ustawień językowych
Obsługa funkcjonalności koszyka/formularzy
Zapewnienie bezpieczeństwa

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) Okres przechowywania: Do zakończenia sesji lub zgodnie z ustawieniami

b) Cookies analityczne:

Google Analytics (zanonimizowane dane)
Analiza ruchu na stronie
Optymalizacja funkcjonalności Serwisu
Tworzenie statystyk odwiedzin

Podstawa prawna: Zgoda użytkownika Okres przechowywania: Do 24 miesięcy

c) Cookies marketingowe:

Remarketing Google Ads
Piksel Facebooka
Personalizacja reklam
Śledzenie konwersji

Podstawa prawna: Zgoda użytkownika Okres przechowywania: Do 24 miesięcy

7.3. Zarządzanie cookies

Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies poprzez:

Panel zarządzania zgodą dostępny na stronie
Ustawienia przeglądarki internetowej
Narzędzia oferowane przez dostawców usług analitycznych

Instrukcje dla różnych przeglądarek:

Chrome: Menu → Ustawienia → Zaawansowane → Prywatność i bezpieczeństwo → Ustawienia witryn → Pliki cookie
Firefox: Menu → Opcje → Prywatność i bezpieczeństwo → Pliki cookie i dane stron
Safari: Safari → Preferencje → Prywatność → Zarządzaj danymi witryn
Edge: Ustawienia → Pliki cookie i uprawnienia witryn → Zarządzaj plikami cookie i danymi witryn

7.4. Konsekwencje wyłączenia cookies Wyłączenie obsługi plików cookies może wpłynąć na funkcjonalność Serwisu, w tym uniemożliwić:

Zalogowanie się do konta użytkownika
Zapamiętywanie preferencji
Prawidłowe działanie niektórych funkcji

7.5. Cookies podmiotów trzecich Niektóre cookies są ustawiane przez podmioty trzecie:

Google Inc. (Google Analytics, Google Ads)
Facebook Inc. (Facebook Pixel)
Twitter Inc. (przyciski udostępniania)

§ 8. HOSTING I INFRASTRUKTURA TECHNICZNA

8.1. Dostawca hostingu Serwis jest hostowany przez cyberFolks.pl z siedzibą w Polsce, co zapewnia:

Zgodność z polskim i europejskim prawem
Wysokie standardy bezpieczeństwa
Szybki dostęp do danych

8.2. Logi serwera W celach technicznych i bezpieczeństwa prowadzone są logi zawierające:

Adresy URL żądanych zasobów
Czasy zapytań i odpowiedzi
Informacje o przeglądarce użytkownika
Adresy IP
Kody błędów HTTP
Informacje o ruchu e-mail

Okres przechowywania: 12 miesięcy Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo IT)

§ 9. TECHNIKI MARKETINGOWE I ANALITYCZNE

9.1. Google Analytics

Analiza ruchu na stronie w sposób zanonimizowany
Brak przekazywania danych osobowych do Google
Możliwość wyłączenia: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

9.2. Google Ads i Remarketing

Personalizacja reklam na podstawie zachowań na stronie
Brak przekazywania danych osobowych
Zarządzanie preferencjami: https://www.google.com/ads/preferences/

9.3. Facebook Pixel

Śledzenie konwersji z reklam Facebook
Bazuje na danych będących już w posiadaniu Facebook
Ustawienia prywatności Facebook: ustawienia konta Facebook

9.4. Mapy ciepła i nagrywanie sesji

Analiza zachowań użytkowników na stronie (anonimowo)
Nie są rejestrowane hasła i inne wrażliwe dane
Służą optymalizacji interfejsu użytkownika

9.5. Automatyzacja marketingowa i komunikacyjna

Automatyczne wysyłanie e-maili na podstawie działań użytkownika
Automatyczne wysyłanie wiadomości SMS (przypomnienia o wizytach, potwierdzenia)
Wymaga wcześniejszej zgody na komunikację marketingową i SMS
Możliwość rezygnacji w każdej chwili poprzez link w e-mailu lub odpowiedź STOP na SMS

§ 10. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE

10.1. Zasada ogólna Administrator nie podejmuje decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, które wywierałyby skutki prawne wobec osoby, której dane dotyczą, lub w podobny sposób znacząco na nią wpływały.

10.2. Profilowanie w celach marketingowych Administrator może stosować profilowanie wyłącznie w celach:

Personalizacji oferty marketingowej
Analizy preferencji użytkowników
Optymalizacji działań marketingowych

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

Uzyskania informacji o logice takiego przetwarzania
Wyrażenia własnego stanowiska
Zakwestionowania decyzji
Żądania interwencji człowieka

§ 11. SZCZEGÓLNE KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH

11.1. Dane dotyczące zdrowia W związku ze świadczeniem usług psychoterapeutycznych Administrator przetwarza dane szczególnych kategorii (dane dotyczące zdrowia), co wymaga:

Wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit. a RODO)
Szczególnych środków ochrony zgodnie z wytycznymi GIODO/UODO

11.2. Środki ochrony danych wrażliwych

Dodatkowe szyfrowanie danych medycznych
Ograniczony dostęp wyłącznie dla upoważnionego personelu medycznego
Szczególne procedury przechowywania i archiwizacji
Wzmocnione zabezpieczenia techniczne

11.3. Podstawy prawne dla danych zdrowotnych

Art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda)
Art. 9 ust. 2 lit. h RODO (opieka zdrowotna, profilaktyka, diagnoza)
Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta

§ 12. PRAWA PACJENTÓW W KONTEKŚCIE MEDYCZNYM

12.1. Dostęp do dokumentacji medycznej Pacjent ma prawo do:

Wglądu w dokumentację medyczną
Otrzymania kopii dokumentacji (odpłatnie)
Otrzymania wypisów, zaświadczeń, opinii

12.2. Sprostowanie dokumentacji medycznej

Możliwość zgłoszenia uwag do dokumentacji
Procedura sprostowania błędów w dokumentacji
Zachowanie oryginalnej treści z oznaczeniem poprawek

12.3. Ograniczenia praw pacjenta Niektóre prawa mogą być ograniczone z uwagi na:

Obowiązek prawny prowadzenia dokumentacji przez 20 lat
Ochronę zdrowia i życia pacjenta
Prawa innych pacjentów

§ 13. INFORMACJE W FORMULARZACH

13.1. Zasady zbierania danych Serwis zbiera informacje wyłącznie podane dobrowolnie przez użytkownika w formularzach:

Kontaktowych
Rejestracyjnych
Zapisów na usługi
Newslettera

13.2. Oznaczenie pól obowiązkowych Pola obowiązkowe są wyraźnie oznaczone symbolem (*). Pozostałe informacje są podawane dobrowolnie.

13.3. Cel przetwarzania danych z formularzy Dane są przetwarzane wyłącznie w celu wynikającym z funkcji konkretnego formularza:

Obsługa zapytań i wniosków
Realizacja umów
Prowadzenie komunikacji
Świadczenie usług

§ 14. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

14.1. Zmiany Polityki prywatności Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności. O istotnych zmianach Użytkownicy będą informowani:

Poprzez publikację zaktualizowanej wersji na stronie internetowej
Przez wysłanie powiadomienia e-mail (jeśli to możliwe)
Poprzez wyświetlenie komunikatu w Serwisie

14.2. Wejście w życie zmian Zmiany wchodzą w życie z dniem publikacji na stronie internetowej, chyba że zostanie wskazany inny termin.

14.3. Przepisy właściwe W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką prywatności mają zastosowanie przepisy:

RODO
Ustawy o ochronie danych osobowych
Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta
Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną
Innych właściwych przepisów prawa polskiego

14.4. Data wejścia w życie Niniejsza Polityka prywatności wchodzi w życie z dniem 13 czerwca 2025 r.

14.5. Wersje językowe Niniejsza Polityka została sporządzona w języku polskim. W przypadku sporządzenia tłumaczeń na inne języki, w razie rozbieżności rozstrzygająca jest wersja polska.

KONTAKT W SPRAWACH OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

PsychoNovatis Sp. z o.o. ul. Szerokie 6, 20-829 Lublin

E-mail: kontakt@psychonovatis.pl Godziny pracy: poniedziałek-piątek 9:00-17:00